Процесс коммуникации в организации
23.08.2018
Процесс коммуникации - это обмен информацией между людьми. которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.
Выделяют следующие виды коммуникаций:
· формальные (определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов). Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения;
· неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов);
· вертикальные (межуровневые) коммуникации: сверху вниз и снизу вверх;
· горизонтальные коммуникации - обмен информации между различными отделами для согласования действий;
· межличностные коммуникации - устное общение людей в любом из перечисленных видов коммуникаций.
Коммуникации в организации выполняют несколько важных функций:
· представление информации о целях компании, о том, как выполнять работу, стандарты приемлемых типов поведения, необходимость в изменениях и т.д.
· мотивация членов организации, например, определением валентности, повышением степени ожиданий и инструментальности, распределением конкретных целей и обеспечением обратной связи.
· контролирование и координирование усилий отдельных сотрудников, например, сокращением трудовой пассивности, сообщением о ролях, правилах и нормах и избежанием дублирования усилий.
Передача информации может осуществляться в следующих направлениях:
· сверху вниз: постановка задач (что, когда делать), инструктирование (как, каким образом, кто);
· снизу вверх: донесения об исполнении, донесения о проверках, донесения о личном мнении сотрудника.
· в горизонтальном направлении: обмен мнениями, координация действий, планирование, сообщения об исполнении.
Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. При классификации коммуникационных процессов можно выделить:
· вербальную коммуникацию, в качестве знаковой системы используется речь;
· невербальную коммуникацию, где используются различные неречевые знаковые системы.
Ошибки, возникающие в коммуникационном процессе, обусловлены: отбором информации, селективностью восприятия, эмоциями, невербальными сигналами, языковыми проблемами и т.д. Иногда низкая эффективность коммуникаций связана с такими источниками помех, как физическая дистанция, отсутствие обратной связи, эффекты статуса, культурные различия. Коммуникационные барьеры приводят к искажению информации и ее потере. Использование знаний о типологии коммуникационных барьеров позволяет избежать негативных последствий. Выделяются:
1. коммуникационные барьеры, связанные со спецификой выражения людьми своих мыслей и их восприятия
2. коммуникационные барьеры, связанные с неудовлетворительными отношениями в группах, между группами, с отдельными людьми. Сообщение не воспринимается из-за чувства антагонизма или умышленно искажается;
3. организационные коммуникационное барьеры (уровни иерархии, неопределенность обязанностей и т.п.);
4. технологические коммуникационные барьеры, связанные с формой передачи информации (неодназначноть, возможность повторения и т.п.).
Если сообщение расплывчатое, у получателя могут возникнуть трудности с его расшифровкой или он может подумать, что сообщение означает не то, что имел в виду отправитель. В этом случае возрастает вероятность, что получатель будет действовать не на основе самого сообщения, а исходя из своих представлений, ценностей, восприятий, которые влияют на декодирование.
До (и включая ее) точки, в которой получатель декодирует сообщения, коммуникационный процесс связан главным образом с обменом информацией. Члены организации знают, что они достигли понимания и осуществили эффективную коммуникацию, только после того, как завершается петля обратной связи, т.е. происходит вторая половина процесса.
деловой общение лидерство организационный управление